Gestione Elettronica Documentale

La profonda conoscenza del complesso normativo e la necessità di potenziare le performance aziendali fanno di Gruppo Sanfaustino il partner ideale per i servizi di gestione elettronica documentale. Privacy, sicurezza e controllo dell’intero ciclo produttivo sono le garanzie offerte da un’Impresa che amministra ogni aspetto con personale dipendente specializzato. Il servizio comprende l’archiviazione elettronica, con molteplici canali di consultazione controllati; la conservazione sostitutiva, con nomina del Responsabile e redazione del manuale; la custodia di archivi cartacei in locali protetti a norma di legge; la distribuzione multicanale dei documenti e ancora i servizi di posta elettronica certificata, di fatturazione elettronica, di stampa full color e transpromo, di normalizzazione e di postalizzazione massiva. Il servizio è flessibile, permette al cliente di mantenere abitudini e procedure lavorative, e scalabile, implementabile in più stadi.
 

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

Dallo studio del progetto alla digitalizzazione degli archivi il servizio è completo: presa in carico del ciclo passivo e attivo e loro virtualizzazione, indicizzazione e organizzazione, regolamentazione delle attività concesse per ciascun documento (inserire, modificare, eliminare), controllo con password d’accesso.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il processo di dematerializzazione può concludersi con il servizio di conservazione sostitutiva che consente di mantenere nel solo formato digitale tutti i documenti a rilevanza fiscale garantendone integrità, autenticità e validità legale nel tempo.
Il servizio in outsourcing mette a vostra disposizione il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, la figura che non solo si occupa della redazione del manuale ma che assume le responsabilità della validità del processo.

STAMPA E DISTRIBUZIONE MULTICANALE

Gestiamo le informazioni combinando più canali di uscita con flessibilità. Il documento può essere archiviato attraverso la scansione o l’acquisizione, inviato in digitale via fax, e-mail, consultato direttamente dall’archivio, previa autenticazione, impaginato, stampato e spedito via posta sfruttando il servizio di Posta Massiva anche senza raggiungere i quantitativi minimi stabiliti da Poste Italiane.

COMUNICAZIONE TRANSPROMO SULLE FATTURE

L’evoluzione naturale della stampa dei dati variabili per la comunicazione obbligatoria permette di inserire nel documento messaggi targetizzati e confezionati su misura in base a abitudini e preferenze di acquisto del singolo consumatore o cliente al fine di informare o promuovere prodotti e servizi mirati.

VANTAGGI

GESTIONALI: velocità nella reperibilità, facilità di condivisione, sicurezza nella consultazione e conservazione, contributo alla riorganizzazione interna
ECONOMICI: riduzione dell’uso di carta, eliminazione di spazi riservati all’archivio, gestione ottimizzata, annullamento tempi di evasione e gestione pratica
RELAZIONALI: migliore risposta ai Clienti, migliore immagine azienda ed efficienza e qualità del lavoro

QUANTIFICAZIONE DEI COSTI REALI E LATENTI
Esperienza e know how ci hanno permesso di elaborare un sistema in grado di quantificare l’investimento del nostro Cliente. Basandoci sulle stime condotte dalle ricerche nel settore e sulle informazioni pervenuteci dai nostri clienti, dopo un’attenta consulenza siamo in grado di quantificare i costi reali e latenti rapportandoli al passaggio ad una gestione elettronica documentale. Supportiamo il nostro Cliente nella pianificazione dell’adozione completa del servizio.

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